المكاتب المتخصصة لإدارة الأعمال الاستراتيجية

المرحلة الأولى: التحليل العميق بناءً على نماذج قطاع الأعمال

وتهدف هذه المرحلة إلى الفهم العميق  للمنظمة و تحليل الفجوة (بين الوضع الحالي ومتطلبات انشاء المكتب ) وذلك من خلال:

1/ رصد الموضوعات الداخلية والخارجية للمكتب وتحديد تأثيراتها من خلال:

• تحديد تأثير الموضوعات المرصودة على المكتب.
• تحديد ومراجعة علاقة الموضوعات بالتخطيط الاستراتيجي للمكتب.
• رصد السلبيات والإيجابيات.
• التركيز عند عملية الرصد بعملية الربط بين تلك العمليات والجوانب السياسية والاقتصادية والقانونية للمنظمة.
• تتم عملية الرصد بناءً على قيم ومعارف وأداء المكتب.

2/ تحديد الاحتياجات و التوقعات للأطراف المهتمة بإنشاء المكتب داخل المنظمة من خلال:

• رصد و استعراض المعلومات المتعلقة بالاستراتيجية و مطابقتها.
• تحديد حدود إمكانية انشاء المكتب في المنظمة بعد النظر أو الرجوع إلى:
• الموضوعات الداخلية و الخارجية.
• متطلبات العملاء والمتطلبات القانونية والسياسية.
• المنتجات والخدمات.

وتحديد عمليات المكتب وتنظيمها داخل المنظمة من خلال التطبيقات التالية:

1. تحديد المدخلات والمخرجات لجميع عمليات المكتب.
2. تحديد تسلسل وتتابع العمليات والتفاعل بينها.
3. تحديد كفاءة التشغيل والتحكم في تلك العمليات (بالنظر إلى مؤشرات أدائها).
4. تحديد الموارد للعمليات والتأكد من توفرها.
5. اسناد المسؤوليات والصلاحيات لكل عملية.

    وتهدف هذه المرحلة إلى تحديد المعايير والمتطلبات لإنشاء المكتب من خلال:

1. بناء الخطط الاستراتيجية والتشغيلية ومطابقتها بمجالات وطرق التخطيط الاستراتيجي.
2. بناء الهيكل الوظيفي وتوضيح الأدوار.
3. بناء سياسة المكتب والأدلة الداعمة.
4. تحديد خدمات المكتب وعمل نماذج عمليات لتقديم تلك الخدمات .
5. تحديد العناصر الأساسية لتقديم تلك الخدمات ومتطلباتها وتحويل كل خدمة الى نشاط.
6. تحديد متطلبات انشاء المكتب بالمنظمة .
7. تحديد المعايير الداخلية للمكتب بعد قراءة استراتيجيات الإدارة بدقة، وإنشاء قائمة مرجعية بسيطة للعمل وفقاً لها.
8. تحديد المعايير الخارجية على قرار الهيئات المحلية والدولية التي تقوم باعتماد وتنظيم المكتب المعني.
9. تحليل وتقييم المخاطر الخاصة بالعمليات وهندستها.

ويتم خلال هذه المرحلة:

1. التوثيق وإتمام الأدلة وإجراء عمليات الأتمته (حسب الرغبة).
2. مراجعة الأدلة وتوثيقها ثم طباعتها ونشرها (مع إمكانية أتمتتها وتحويلها الى برامج وتطبيقات على الحاسوب).
3. العمل عبر نظام المراقبة والمتابعة لخطة المنظمة وعملياتها (يمكن للمنظمة الانضمام إلى برنامج KPI All In One).

ويتم فيها تقديم برامج الاتصال المؤسسي للتعريف بالمكتب ومستحدثاته ودراسة لنظام المنظمة،  على أن يشمل التدريب الفئات التالية:

• الإدارة العليــا
• الإدارة الاشرافية.
• الإدارة التنفيذية (الموظفون والعمال)

لضمان استمرار المنظمة في التنفيذ بالصورة المُثلى، يقوم الفريق الاستشاري بعد انتهاء تنفيذ المشروع بتقديم الدعم لمدة تتراوح من شهر إلى ثلاثة شهور، من خلال سلسلة من الزيارات الميدانية للوقوف على واقع التطبيق والتحديات التي تواجه المنظمة ، وتقديم الرأي الاستشاري للتحسين والتطوير.