الهيكلة

المرحلة الأولى: دراسة وتقييم الوضع الراهن ويتمثل مجال العمل في الآتي :

• جمع المعلومات المتوفرة لدى الجهة وتحليلها( مثل : قرار الإنشاء، القوانين والقرارات التنظيمية، الخطة الاستراتيجية، الهياكل التنظيمية السابقة(إن وجدت)،....).
• عقد لقاءات مقابلات مع الجهات ذات العلاقة، وذلك للتحقق من دقة المعلومات التي تم جمعها، ويمكن أيضًا استخدام الاستبيانات سواء الورقية أو الالكترونية.
• تحليل الهيكل التنظيمي الحالي، من خلال استخدام طرق وأساليب التحليل التنظيمي، وتحليل الجوانب التالية" الاستراتيجية وإدارة الأداء، الهيكل التنظيمي الحالي والموارد البشرية، الاتصال الداخلي، التقنيات، السياسات والاجراءات ".
• تحليل التوصيفات الوظيفية الحالية لجميع العاملين.
• وضع التوصيات والخيارات التنظيمية للجهة.

المرحلة الثانية: بناء الهيكل التنظيمي والتوصيفات الوظيفية ويتمثل مجال العمل في الآتي :

• المقارنة المرجعية و الاستناد إلى التجارب المماثلة الدولية في الهيكلة للاستفادة من تلك التجارب في الخروج الهيكل الجديد المطور.
• إعداد النموذج التشغيلي( وهو تمثيل لكيفية عمل الجهة من خلال ترابط نشاطاتها لتحقيق وظيفتها).
• بناء أو تطوير الهيكل التنظيمي الحالي بالمؤسسة، من خلال استخدام طرق وأساليب التحليل التنظيمي(تحديد أنشطة العمل، تحديد العلاقات التنظيمية، تحديد مهام ومسوؤليات الوحدات التنظيمية، إعداد الهيكل التنظيمي التفصيلي،
• تقديم الهيكل المقترح لإدارة الجهه المستفيدة( لإبداء المرئيات والملاحظات واعتماده)
• إعداد بطاقات الوصف الوظيفي لجميع العاملين.

ولضمان نجاح المؤسسة وهيكلتها الجديدة أو المطورة:

يقوم الفريق الاستشاري  بإعادة هندسة العمليات( هندرة العمليات الإدارية)، بهدف إيجاد التناغم بين التغييرات التنظيمية،  وذلك بمراجعة كافة الإجراءات والعمليات الإدارية التي تتم داخل الجهة، من خلال (دراسة الوضع الحالي للعمليات، الإستماع للعملاء، مراجعة بالنماذج الناجحة Benchmarking، وضع التصميم الجديد للعمليات، التطبيق والتحسين المستمر)، وتسهم الهندرة في تطوير العمليات الإدارية وليست الأنشطة الإدارية وبما يحقق الكفاءة التشغيلية، وسرعة تقديم الخدمات، وزيادة رضا العملاء، وخفض التكلفة.

المرحلة الثالثة: الحلول الإلكترونية 

ويتم فيها طرح مجموعة من الحلول الإلكترونية التي يمكن للمؤسسة اختيار ما يلائمها منها، وتضمن الحلول الإلكترونية إدارة المهام والأعمال والعمليات، وكذلك متابعة الأداء المؤسسي.

- المرحلة الرابعة: التوعية والتدريب

ويتم فيها تقديم برامج توعوية وتدريبية لنشر ثقافة العمل المؤسسي واكساب القيادات الإدارية المهارات اللازمة.

لضمان استمرار المؤسسة في تنفيذ استراتيجيها بالصورة المُثلى، يقوم الفريق الاستشاري بعد انتهاء تنفيذ المشروع بتقديم الدعم لمدة تتراوح من شهر إلى ثلاثة شهور، من خلال سلسلة من الزيارات الميدانية للوقوف على واقع تطبيق مؤشرات الأاء والتحديات التي تواجه التطبيق، وتقديم الرأي الاستشاري للتحسين والتطوير.